ചമ്മന്തിയും പ്രോജക്ട് മാനേജ്‌മെൻറ്റും

ഒരു പ്രത്യേക ലക്ഷ്യമോ ഫലമോ നേടിയെടുക്കുവാൻ ആവശ്യമായ ഒരു നിര പ്രവർത്തികളുടെ സംയോജിത രൂപമാണ് പദ്ധതി അഥവാ പ്രോജക്ട്. ഓരോ പ്രോജക്ടും 5 ഘട്ടങ്ങളിലൂടെ കടന്നു പോകുന്നു

1. വിഭാവന - Initiation

2. തയ്യാറെടുക്കൽ - Planning

3. പ്രവർത്തി / നടത്തിപ്പ് - Execution

4. നിരീക്ഷണവും നിയന്ത്രണവും - Monitoring and Controlling

5. പരിസമാപ്തി - Closing

ഇതിനെ പ്രോജക്ട് മാനേജ്മെൻ്റിൽ പി.ഡി.സി.എ (പ്ലാൻ - ഡൂ - ചെക്ക് - ആക്ട്) ആക്കി ചുരുക്കിപ്പറയുന്നു.

ഈ 5 ഘട്ടങ്ങളിലൂടെ ഒരു പ്രോജക്ട് പരിസമാപ്തിയിൽ എത്തുന്നതുവരെ 10 രീതിയിലുള്ള മാനേജ്മെൻ്റുകൾ അവിടെ നടക്കുന്നുണ്ട്.

Integration Management (സംയോജിത/ഏകീകരണം)

Scope Management (ഉദ്ദേശം / ലക്ഷ്യം/പരിധി)

Time Management (സമയബന്ധിതം)

Cost Management (ചിലവ്)

Quality Management (ഗുണമേന്മ)

HR Management (മാനവവിഭവശേഷി)

Communication Management (ആശയവിനിമയം)

Risk Management (പരാജയ/തടസ്സ സാദ്ധ്യതകൾ)

Procurement Management (മാനവേതര വിഭവശേഖരണം)

Stakeholder Management (ഭാഗഭാക്കുകൾ/തൽപ്പരകക്ഷികൾ)

ഈ 10 മാനേജീരിയൽ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ വിവിധ ചെറുഘടകങ്ങൾ കൂടി പരിഗണിച്ചാൽ ഒരു പ്രോജക്ട് അതെന്തുതന്നെ ആയാലും ചെയ്തു തീരുമ്പോഴേയ്ക്കും 49 പ്രവൃത്തികൾ ഒരു മാനേജർ ചെയ്തു കഴിഞ്ഞിരിക്കും എന്നതാണ് വസ്തുത.

അപ്പോൾ നമ്മൾ പറഞ്ഞു വരുന്നത് അടുക്കളയിൽ അമ്മ ചമ്മന്തിയുണ്ടാക്കുന്നത് ഒരു പ്രോജക്ട് ആണോ? തീർച്ചയായും അതേ, കാരണം അവിടെ ഒരു ഔട്ട്കം ഉണ്ട്!

എങ്കിൽപ്പിന്നെ അമ്മയെന്ന മാനേജരെ പിന്തുടർന്ന് നമുക്കാ മാനേജ്മെൻ്റ് ഒന്നു പഠിക്കാം.....

ഘട്ടം 1 - ആദ്യമായി പദ്ധതി വിഭാവന ( Initiation ) ചെയ്യൽ...

അവിടെ നമുക്കറിയാം 2 കാര്യങ്ങളേയുള്ളൂ,

പ്രോജക്ട് ചാർട്ടർ - എന്താണു പദ്ധതിയുടെ ഉദ്ദേശം? ഇവിടെ നാളെ രാവിലത്തെ പ്രാതലിനു ഉണ്ടാക്കാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന ദോശയുടെ കൂടെ കറിയായി ഉണ്ടാക്കുന്ന ചമ്മന്തിയാണു ഓബ്ജക്ടീവ്.

സ്റ്റേക്ക്ഹോൾഡർമാരെ തിരിച്ചറിയൽ - വീട്ടിൽ അപ്പൂപ്പൻ, അമ്മൂമ്മ, അച്ഛൻ, ആണ്മക്കൾ, പെണ്മക്കൾ അങ്ങനെ പലരും ഈ പ്രോജക്ടിൻ്റെ ഭാഗഭാക്കുകളാണ്. അവരെ തിരിച്ചറിയുന്നതാണ് പ്രധാനഘട്ടം. ഉദാഹരണം പറഞ്ഞാൽ, ഈ പ്രൊഡക്ട് ആയ ചമ്മന്തി കഴിച്ചു സഹകരിക്കുന്നതിനപ്പുറം, തേങ്ങ ഇല്ലെങ്കിൽ അതൊന്നു പൊതിച്ചു തരുന്ന അച്ഛനോ അപ്പൂപ്പനോ, ഉപ്പോ, മുളകോ ഇല്ലെങ്കിൽ അതുവാങ്ങിയെത്തുന്ന മകൻ, തേങ്ങ തിരുമ്മിയും അരച്ചും സഹായിക്കുന്ന മകൾ ഒക്കെ സ്റ്റേക്ക്ഹോൾഡേഴ്സ് ആണ്.

ഘട്ടം 2 - പദ്ധതിയുടെ രൂപരേഖ തയ്യാറാക്കൽ ( Planning )

ആകെമൊത്തം ഇതെങ്ങനെ ചെയ്തെടുക്കണം എന്ന ഒരു കണക്കുകൂട്ടൽ മനസ്സിൽ ഉറപ്പിക്കുന്നു ( Develop Project Management Plan)

ചമ്മന്തിക്കാവശ്യമായ സാദ്ധ്യതാപഠനമാണടുത്തത് ( Plan Scope Management). ഇവിടെ ആവശ്യകത പരിഗണിക്കപ്പെടുന്നു (Collect Requirement). ഒരാൾ എത്ര ദോശ കഴിക്കുമെന്ന അനുഭവത്തിൻ്റെ വെളിച്ചത്തിലും, ഫ്രിഡ്ജിൽ വച്ചിരുന്നാൽ പിന്നീട് ചൂടാക്കിയാൽ ആരൊക്കെ കഴിക്കുമെന്നതിലും ഒക്കെ മുൻ കാല അനുഭവങ്ങളുടെ വെളിച്ചത്തിൽ ആവും തീരുമാനങ്ങൾ. അതിൻ്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ കൃത്യമായി ഉദ്ദേശം തീരുമാനിക്കപ്പെടുന്നു (Define Scopes). ഇനി പ്രവർത്തികളെ വിഭജിക്കുന്ന രീതി (Create "WBS" - Work breakdown structure) അവിടെയുമുണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിനു സ്റ്റോർ മുറിയിൽ ചെയ്യുന്ന കാര്യങ്ങൾ (ഉപ്പ്, മുളക് തുടങ്ങിയ എടുക്കുക), വർക്ക് ഏരിയയിൽ ചെയ്യേണ്ടവ (അരയ്ക്കൽ, തേങ്ങ തിരുമ്മൽ) അടുക്കളയിൽ ചെയ്യേണ്ടവ (പാചകം, പാത്രത്തിലാക്കൽ) അങ്ങനെ വിവിധ ആക്ടിവിറ്റികൾ ഓരോ WBSൻ്റെ കീഴിലായാണു ചെയ്യപ്പെടുന്നത്.

ഇനി ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യപ്പെടുന്നു ( Plan Schedule Management ). അതിനായി വിവിധ ആക്ടിവിറ്റികൾ നിർവ്വചിക്കപ്പെടുന്നു (Define Activities) അതായത് മുളകുപാട്ടയിൽ നിന്നതെടുക്കൽ, തേങ്ങ തിരുമ്മിയെടുക്കൽ, അരയ്ക്കൽ, ചീനച്ചട്ടി എടുക്കൽ, പാചകം ചെയ്യൽ, പാത്രത്തിലാക്കൽ, വിളമ്പൽ അങ്ങനെ 100 കൂട്ടം ആക്ടിവിറ്റികൾ ഇതിനിടയിൽ സംഭവിക്കുന്നുണ്ട്. ആ ആക്ടിവിറ്റികളെ അതിൻ്റെ മുറയ്ക്ക് ചെയ്യേണ്ടതാണ് (Sequence Activities). ഓരോ ആക്ടിവിറ്റിക്കും വേണ്ട വിഭവശേഷി കണക്കാക്കുക (Estimate Activity Resources) ഇവിടെ തിരുമ്മാനുള്ള തേങ്ങയും തിരുമ്മിത്തരേണ്ട മകളും വിഭവശേഷിയിൽ വരുന്നു. ഓരോ ആക്ടിവിറ്റിക്കും വേണ്ട സമയം കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു (Estimate Activity Duration) അതൊന്നറിഞ്ഞിട്ടും വേണം മൂട്ടിൽ വെയിലടിക്കുന്നതുവരെ കിടന്നുറങ്ങുന്ന പുത്രിയെ വിളിച്ചുണർത്താൻ.. ഷെഡ്യൂൾ തയ്യാറാക്കണമിനി (Develop Schedule) രാവിലെ എപ്പോൾ എണീൽക്കണം എന്നതു മുതൽ ചമ്മന്തിയുണ്ടാക്കൽ ദോശ ചുടുന്നതിനിടയിൽ വേണോ, അതോ ആദ്യം ഉണ്ടാക്കിവയ്ക്കണോ എന്നതൊക്കെ തീരുമാനിക്കപ്പെടുന്നു.

അടുത്തത് കോസ്റ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ആണ് (Plan Cost Management) ചിലവുകണക്കാക്കൽ ( Estimate Costs) ബജറ്റ് തീരുമാനിക്കൽ (Determine Budget) ഇപ്പോൾ വീട്ടിലുണ്ടാക്കണോ അതോ സ്നിഗ്ഗിയിൽ വിളിച്ചുപറയണോ എന്നതിലാണെത്തി നിൽക്കുന്നത്. എന്തായാലും അനാവശ്യമായി സാധനങ്ങൾ കളയാതെ ലാഭകരമായി ഒരു പ്ലാനിംഗ് അവിടെ നടക്കാറുണ്ട്.

അടുത്തത് ഗുണനിലവാരം (Plan Quality Management) വീട്ടുകാർക്ക് കഴിക്കാനുള്ളതല്ലേ അത് നല്ല നിലവാരത്തിൽ ഉണ്ടാക്കും, നാക്കിൽ വക്കുമ്പോൾ രുചിക്കാതെ തലതെറിച്ച കുട്ടികൾ കളഞ്ഞിട്ടു പോകുന്ന ആ ചമ്മന്തിയിൽ സ്നേഹവും വാത്സല്യവും കൂടി കലർന്നിട്ടുണ്ടല്ലോ!

ഇനി മാനവവിഭവശേഷി (Plan HR Management) തീർച്ചയായും തേങ്ങ രാവിലെ പറഞ്ഞാൽ പൊതിച്ചുതരില്ലെങ്കിൽ വൈകിട്ടേ അത് ചെയ്യിക്കണം, പയ്യൻസ് കടയിൽ പോകാൻ പറഞ്ഞാൽ കേട്ടില്ലെങ്കിൽ അവനെ വിരട്ടണം, പെൺകൊച്ച്, അമ്മൂമ്മ, എല്ലാവർക്കും ഡ്യൂട്ടി അസൈൻ ചെയ്യണം.

ആശയവിനിമയം ഒരു മാനേജരുടെ ജോലിയുടെ 90% ആണ് (Plan Communication Management) അതിനാൽ ഭാഗഭാക്കായ എല്ലാവരോടും മുങ്കൂട്ടി കാര്യങ്ങൾ പറയാം, കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻ ചാനൽ തുറക്കാം, ആ തള്ള കേട്ടാൽ വേറെ എന്തെങ്കിലും പണി ഒപ്പിക്കും, ചെറുക്കൻ കേട്ടാൻ ഇപ്പോൾ മുങ്ങും എന്നൊക്കെ ആശങ്കയുണ്ടെങ്കിൽ മകളോട് മാത്രമായി പ്രൈവറ്റ് കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻ ചാനൽ വയ്ക്കാം.

പണിപാളാതിരിക്കുവാനുള്ള തയ്യാറെടുപ്പുകൾ (Plan Risk Management) അപായ സാദ്ധ്യതകളെ തിരിച്ചറിയണം, മിക്സിയിൽ അരയ്ക്കാൻ തുടങ്ങുമ്പോൾ കറണ്ടുപോയി, ഗ്യാസ് തീർന്നു, അമ്മായിയമ്മ മുട്ടക്കറി മതീന്ന് പറഞ്ഞു, ശ്രദ്ധമാറി പാത്രത്തിൻ്റെ അടിയിൽപ്പിടിച്ചു, അങ്ങനെ സംഭവിക്കാവുന്ന പ്രശ്നങ്ങൾ തിരിച്ചറിയണം (Identify Risks), അവയ്ക്കൊക്കെയുള്ള മറുമരുന്ന് കണ്ടെത്താൻ വിശകലനം ചെയ്യണം അത് ഗുണപരമായും (Plan Qualitative Risk Analysis) ആഘാതത്തിൻ്റെ അളവനുസരിച്ചും (Plan Quantitative Risk Analysis). അങ്ങനെ സംഭവിച്ചാൽ ഇങ്ങനെ നേരിടും എന്നത് ഉറപ്പാക്കുന്നു (Plan Risk Responses).

മാനവേതരവിഭവശേഷിയുടെ സമാഹരണം (Plan Procurement Management). പാട്ടയിൽ നോക്കിയപ്പോഴാണു മുളകാവശ്യത്തിനില്ലെന്ന് മനസ്സിലായത്, തേങ്ങ ഇട്ടതില്ല, ഒരു തൈത്തെങ്ങുണ്ട് അതീന്നൊന്ന് കുത്തിയിടാം, ഇങ്ങനെ പലതും അതിൽ വരും.

ഭാഗഭക്താക്കളെ മാനേജ് ചെയ്യുക (Plan Stakeholders Management) ഉണ്ടാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നവരെ മുതൽ കഴിച്ചുമാത്രം സഹായിക്കുന്നവരെ വരെ കൂടെക്കൂട്ടണം. ചമ്മന്തിക്കറി കൂട്ടാത്തവനു ഇടയ്ക്ക് വച്ച് കുറച്ച് കട്ടച്ചമ്മന്തിയാക്കി മാറ്റിവയ്ക്കണം. തക്കാളി ചമ്മന്തിവേണം, വെള്ളച്ചമ്മന്തി, പുദീനച്ചമ്മന്തി അങ്ങനെ സ്റ്റേക്ക് ഹോൾഡേഴ്സ് പലതും പറയും, സിമ്പിളീ ഷട്ട്ഡൗൺ ദ കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻ ചാനൽ, ത്ര തന്നെ!

ഘട്ടം - 3 - പ്രവർത്തി / നടത്തിപ്പ് - (Execution)

നമ്മൾ വർക്ക് ബ്രേക്ക്ഡൗൺ സ്ട്രക്ചർ കണ്ടതാണ്, അതിൽ ഇന്നു വൈകിട്ടു ചെയ്യേണ്ടത്, നാളെ രാവിലെ ചെയ്യേണ്ടത് അങ്ങനെയാണു തിരിച്ചതെങ്കിൽ അങ്ങനെ എന്തായാലും പ്രോജക്ട് ഈസ് ഓൺ, അതിനെ നയിക്കുക (Direct & Manage Project Work). ആവശ്യമായ എല്ലാ ഘടകങ്ങളും സംഘടിപ്പിക്കുക (Conduct Procurement), സഹായിക്കുന്നവരെ കൂടെ നിർത്തുക ( Acquire Project Team), അവരെ ചെയ്യേണ്ട പ്രവർത്തികൾ ഏൽപ്പിക്കുക, അതിനുള്ള നിർദ്ദേശം നൽകുക, തേങ്ങാ തിരുമ്മുമ്പോൾ കൈ ചിരവനാക്കിൽ കൊണ്ട് മുറിയരുത്, രാവിലെ ആശുപത്രിയൊന്നും തുറക്കില്ല കൊണ്ടോടാൻ.. (Develop Project Team), അവരെക്കൊണ്ട് ഗുണനിലവാരത്തോടെ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യിക്കുക (Manage Project Team), അതിനെല്ലാം ആശയവിനിമയമാണു വേണ്ടത് സോപ്പെങ്കിൽ സോപ്പ് , വിരട്ടെങ്കിൽ വിരട്ട് (Manage Communications). ഭാഗഭക്താക്കളെ നന്നായി കൈകാര്യം ചെയ്യണം, തിരുമ്മുന്ന തേങ്ങാ കയ്യിട്ടു വാരിയാൽ കയ്യുടെ പുറത്ത് ഒരടി കൊടുക്കണം (Manage Stakeholders Engagement)

ഘട്ടം - 4 - നിരീക്ഷണവും നിയന്ത്രണവും - (Monitoring and Controlling)

ചമ്മന്തി ഉണ്ടാക്കിക്കൊണ്ടിരിക്കെ അതിൻ്റെ ഗുണനിലവാരം പരിശോധിക്കുകയും മെച്ചപ്പെടുത്തുകയും വേണമല്ലോ (Monitor & Control Project Work). മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ കമ്മറ്റിക്ക് ഏതുസമയത്തും അധികാരമുണ്ടല്ലോ അതിനാൽ മൊത്തമായി ചിലപ്പൊൾ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തേണ്ടി വരാം (Perform Integrated Change Control). ആവശ്യത്തിനുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തണം, ഇല്ലെങ്കിൽ വെള്ളമോ തേങ്ങാപ്പാലോ എന്താനെന്നു വച്ചാൽ ചേർക്കുക (Control Scope), സംഗതി ദോശയ്ക്ക് മാച്ചാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തണം (Validate Scope), സമയബന്ധിതമായി ചെയ്യണം, ആളുകൾ ഡൈനിംഗ് ടേബിളിൽ ഇരുന്നിട്ടല്ലല്ലോ .. യേത്? (Control Schedule), അനാവശ്യചിലവരുത് (Control Costs), നല്ല ടേസ്റ്റാവണം, കൂടുതൽ ദോശ കഴിക്കാൻ തോന്നണം (Control Quality).

ആശയവിനിമയം പരിശോധിച്ച് തൃപ്തികരമാക്കണം (Control Communications).

പരാജയ സാദ്ധ്യതകൾ നിയന്ത്രണവിധേയമാക്കണം (Control Risks), ഉപ്പ് കൂടരുത്, പാത്രത്തിനടിയിൽ പിടിക്കരുത്, പുകകയറരുത്, ഇറക്കിവച്ച്ത പൂച്ച തട്ടിക്കളയരുത്!

സാധനങ്ങൾ അനാവശ്യമായി പാഴാക്കരുത് (Control Procurement), ആവശ്യത്തിനും വേണ്ടി എണ്ണ ഉണ്ടായിരുന്നു, രാത്രി ഉറപ്പുവരുത്തിയതുമാണ്, രാവിലെ കയ്യിൽ ചക്കക്കറ പുരണ്ടെന്നും പറഞ്ഞ് ഒരുത്തൻ ആ എണ്ണയിൽ പകുതി കൊണ്ടുപോയി, ഇനിയെന്താ? തൽക്കാലം ഉള്ളതുകൊണ്ട്, അല്ല പിന്നെ!

സ്റ്റേക്ക് ഹോൾഡേഴ്സിനെ ഒരുപാടങ്ങ അടുപ്പിക്കാനും പറ്റില്ല, അകറ്റാനും പറ്റില്ല (Manage Stakeholders Engagement) ഒരു പരുവത്തിനു കൊണ്ടുപോണം അല്ലെങ്കിൽ ചമ്മന്തി ചിക്കൻഫ്രൈ ആവും!

ഘട്ടം 5 - പരിസമാപ്തി - (Closing)

ചമ്മന്തിക്കറിയും കട്ടച്ചമ്മന്തിയും ഒക്കെ ഉണ്ടാക്കി ഇറക്കിവച്ച്, അത് വിളമ്പിക്കൊടുത്ത്, സ്വയം കഴിച്ച്, ബാക്കി ഫ്രിഡ്ജിൽ വയ്ക്കുകയോ, കളയുകയോ ചെയ്ത് പാത്രം കഴുകി വയ്ക്കുമ്പോൾ പ്രോജക്ട് പരിസമാപ്തിയിലെത്തുന്നു. ആകെക്കൂടി രണ്ടുതരം ക്ലോസിംഗേയുള്ളൂ ഭൗതികമയതും, ധനപരമയതും. ആദ്യത്തേത് നമ്മൾ പരഞ്ഞുകഴിഞ്ഞു രണ്ടാമത്തേത് പറ്റുപടി ആണെങ്കിൽ കറ്റക്കാരൻ്റെ കാശ് കൊടുക്കാൻ മറക്കേണ്ട (Close Procurement).

അപ്പോൾ ഇതാണ് ഒരു ചമ്മന്തിയുടെ പ്രോജക്ട് മാനേജ്മെൻ്റ്, പി.എം.പി ഒക്കെ പഠിച്ചവർ എന്തോ വലിയ സംഭവമാണു തങ്ങൾ ചെയ്യുന്നതെന്ന് ധരിക്കേണ്ട, നമ്മുടെ സ്ത്രീകൾ അടുക്കളയിൽ ഇത്തരം 10 പ്രോജക്ടുകൾ ഒരേസമയം ചെയ്യുന്ന മൾട്ടി ടാസ്ക്ക് മാനേജേഴ്സ് ആണ്, അവരുടെ ഏഴയലത്തു വരില്ല നമ്മുടെ മാനേജീരിയൽ സ്ക്കിൽസ്സ്!

ഇനി സംശയം ഉണ്ടെങ്കിൽ റീത്ത മാക്ലാളി എഴുതിയ പ്രോജക്ട് മാനേജ്മെൻ്റ് ഗൈഡ് എടുത്ത് വായിച്ചു പഠിക്കുക, പി.എം.പി ടെൻഷൻ കാരണം കിട്ടാത്ത ആളുകൾ ഇതുവായിച്ചിട്ടു നേരേ പോയി ഓൺലൈൻ എക്സാം പ്രൂമെട്രിക്കിലോ എവിടെ വേണേൽ അപ്പിയർ ചെയ്തോളൂ, പാസ്സാകും, പരീക്ഷിച്ചു ഉറപ്പാക്കിയതാണ്, ഇംഗ്ലീഷിലും ഹിന്ദിയിലും എഞ്ചിനീയർന്മാർക്ക് അമ്മയുടെ ചമ്മന്തിക്കഥ പറഞ്ഞു പി.എം.പി ക്കു ക്ലാസ്സെടുത്ത ആചാര്യ മഹിഷാസുരാനന്ദയുടെ ഉറപ്പ്!!!